Konya’da Ön Muhasebe Programı Nasıl Seçilir?

Konya’da bir işletme sahibi ön muhasebe programı araştırmaya başladığında karşısına genelde uzun özellik listeleri çıkıyor. Yüzlerce madde, onlarca modül adı, tanıdık olmayan terimler. Bu listeler karar vermeye yardım etmiyor; aksine kafayı daha çok karıştırıyor.

Biz yıllardır Selçuklu, Meram, Karatay ve OSB tarafındaki işletmelere ön muhasebe kurulumu yapıyoruz. Bu süre içinde şunu öğrendik: doğru program, en çok özelliği olan program değil, sizin bugünkü işinizi en az sürtünmeyle üstlenen program. Aşağıda karar verirken gerçekten işe yarayan kriterleri yazdık.

1. Bugünkü dertlerinizi listeleyin, hayali ihtiyaçları değil

İnsanlar program araştırırken beş yıl sonrasını düşünüyor. “Belki üretim planlama da lazım olur” diyerek ağır ve pahalı bir sisteme yöneliyor. Sonra o modüller hiç açılmıyor.

Onun yerine bir kağıda şu soruların cevabını yazın:

• Bugün hangi bilgiyi bulmak için uğraşıyorum?
• Ay sonunda muhasebeciyle en çok neyi tartışıyorum?
• Hangi işi hâlâ elle, defterle veya Excel’le yapıyorum?

Çoğu Konya işletmesinde bu listenin ilk üç maddesi şu oluyor: cari bakiye takibi, stok miktarı ve tahsilat kontrolü. Yani ihtiyaç, ağır bir ERP değil; düzgün çalışan bir ön muhasebe.

2. Bulut mu, kurulumlu mu?

Bu artık teknik bir tercih değil, pratik bir tercih. Kurulumlu programlarda tek bir bilgisayara bağlı kalıyorsunuz. O bilgisayar bozulduğunda, formatlandığında ya da çalındığında veri de gidiyor. Yedek almayı hatırlayan işletme sayısı ise sandığınızdan az.

Bulut tabanlı programlarda ise tarayıcıdan giriyorsunuz. Dükkândaki bilgisayardan girdiğiniz faturayı akşam evden görebiliyorsunuz. Sahadaki satış elemanı telefondan müşteri bakiyesine bakabiliyor. Yedekleme ve güncelleme sizin işiniz olmaktan çıkıyor.

Bunun tek şartı düzgün internet. Konya’da bu artık ciddi bir engel değil; kesinti riskini de mobil internetle kapatmak mümkün.

3. e-Belge tarafı programın içinde mi?

Burası çok kritik ama en çok atlanan nokta. Bir program alıyorsunuz, sonra e-Fatura için ayrı bir sisteme giriyorsunuz. Aynı faturayı iki kez yazıyorsunuz. Bu, hem zaman kaybı hem hata kaynağı.

Program sorarken şunu net sorun: e-Fatura ve e-Arşiv, bu programın kendi ekranından kesilebiliyor mu? Mysoft GİB onaylı özel entegratör olduğu için Lonca’da bu iş tek ekranda bitiyor; fatura düzenlenir, gönder denir, gönderim durumu aynı yerde görünür. Gelen faturalar da aynı listeye düşer.

4. Kim kuracak, kim destek verecek?

Programın kendisi kadar önemli bir soru. Yazılımı internetten satın alıp tek başına kurmaya çalışan işletmelerin çoğu ilk ayı yarım kurulmuş bir sistemle geçiriyor. Cari kartları eksik, stok girilmemiş, kimse ne yapacağını bilmiyor.

Kurulumu kimin yapacağını, eğitimin kim tarafından verileceğini ve sorun çıktığında kimi arayacağınızı baştan netleştirin. Bizim tercih ettiğimiz yol yerel çalışmak: Konya içinde gerekirse yerinde geliyoruz, ilçelerde uzak bağlantı ile aynı işi yapıyoruz. Aracı katman olmadığında sorun daha hızlı çözülüyor.

5. Veri aktarımı mümkün mü?

Sıfırdan başlayan işletme azdır. Elinizde Excel dosyaları, eski programdan çıktılar, defterler vardır. Yeni programa geçerken bunların ne kadarının taşınabileceğini önceden öğrenin.

Pratik tavsiye: geçmiş tüm fişleri taşımaya çalışmayın. Cari kartları, stok kartları ve açık bakiyelerle başlamak çoğu zaman daha temiz bir başlangıç veriyor. Geçmiş veriye ihtiyaç duyduğunuzda eski kayıtlara bakarsınız.

6. Taahhüt var mı?

Uzun süreli taahhüt, yazılım satışında yaygın bir yöntem. Ancak düşünün: program işinize yaradıysa devam etmek için sözleşmeye gerek yok. Yaramadıysa sözleşme sizi bağlar, satıcıyı rahatlatır.

Bu yüzden taahhütsüz çalışan sağlayıcıları tercih etmek mantıklı. Biz de bu yüzden taahhüt istemiyoruz; her dönem devam etme kararı müşterinin.

7. Deneme şansı istiyor musunuz? İsteyin

Ekran görüntüsüne bakarak program seçmek, arabayı fotoğraftan almaya benziyor. Demo isteyin ve kendi verinizle birkaç işlem yapın. Bir müşteri kartı açın, bir fatura kesin, bir tahsilat girin. Program size uygun mu, ancak bu üç işlemi yaptıktan sonra anlarsınız.

Özetle

Ön muhasebe programı seçimi teknik bir karar gibi görünüyor ama aslında operasyonel bir karar. Bugünkü işinizi kolaylaştırıyorsa doğru seçim, kolaylaştırmıyorsa özellik sayısı hiçbir şey ifade etmiyor.

Konya’da bu kararı vermeye çalışıyorsanız konuşalım. Ne sattığımızı anlatmadan önce ne yaptığınızı dinliyoruz; sonuç gerçekten Lonca’ya uygun bir yapı çıkarsa da bunu birlikte görüyoruz. Bize ulaşın ya da 0332 409 89 75’i arayın.